Inserat, eigenes Sourcing oder Headhunter: Was passt wann?

Worin unterscheiden sich Inserat, eigenes Sourcing und Headhunter?

Die drei Wege kosten verschieden viel und verteilen die Arbeit anders: Beim Inserat warten Sie auf Menschen, die sich melden, beim eigenen Sourcing sprechen Ihre Leute an und tragen den Aufwand, beim Headhunter trägt die Beratung die Ansprache und Sie die Gespräche.

Werte zum Inserat: XING-Bewerbungsreport, Ausgabe 2025 (rund 2,5 Millionen Bewerbungen aus Deutschland, Österreich und der deutschsprachigen Schweiz, Mai 2023 bis April 2025). Die Ausgabe 2026 (Deutschland) nennt in den zugänglichen Auswertungen keinen Wert für das Ingenieurwesen; die übrigen hier genutzten Kennzahlen sind dort nahezu gleich (etwa 4,4 Interviews je Besetzung).

Welche fünf Fragen entscheiden, ob Sie einen Headhunter brauchen?

Entscheidend sind fünf Ja-Nein-Fragen zu Nische, Pool, Termin, Zeit im Haus und Diskretion, vorausgesetzt Muss und Kann, Lohnband und Ansprechperson stehen; sonst hilft kein Weg.

1. Nische: Erfüllen nur wenige Menschen Ihre zwei härtesten Muss-Kriterien? Das Inserat zeigt es meist schnell. Faustregel: Fehlt nach zwei Wochen jede Bewerbung, die Sie einladen würden, liegt es am Profil oder am Inserat, und beides sehen Sie lange vor Tag 100.
2. Kleiner Pool: Rechnen Sie Pool mal Antwortquote mal Wechselbereitschaft. Beispiel mit Annahmen, nicht gemessen: 60 passende Profile im Pendelradius, 20 % antworten, ein Viertel davon ist wechselbereit, ergibt 3 Gespräche. Als Massstab dient Ihre letzte Besetzung: Wie viele Personen haben Sie bis zur Zusage eingeladen? Liegt die Zahl aus der Pool-Rechnung darunter, trägt der eigene Weg nicht. Zur Orientierung: XING nennt im Schnitt rund vier Vorstellungsgespräche je Besetzung (Ausgaben 2025 und 2026, alle Branchen); das zählt Gespräche, nicht Personen.
3. Termin: Hängt eine Inbetriebnahme, ein Audit oder ein Abgang an der Stelle, und ist der Termin enger als die Suche plus die Kündigungsfrist der neuen Person? Dann zählt jeder Tag, den ein Inserat nur wartet.
4. Zeit im Haus: Können HR und Fachbereich Ansprache, Nachfassen und Erstgespräche tragen? Wenn nicht, bleibt das eigene Sourcing liegen, und das Honorar kauft vor allem Ihre Zeit zurück.
5. Diskretion: Darf die Suche im Markt sichtbar werden? Bei einer Nachfolge, bei laufendem Vertrag des Stelleninhabers oder bei einem Umbau nicht: Ein Inserat scheidet aus, und die eigene Ansprache fällt in Nachbarbetrieben auf. Prüfen Sie vorher Ihre Sperrliste.

Auswertung (Faustregel der Redaktion, keine Studie):

• Ja bei Termin oder Diskretion: Headhunter von Beginn an.
• Sonst Ja bei zwei oder drei der Fragen Nische, Pool und Zeit im Haus: Headhunter, ohne auf Tag 100 zu warten.
• Höchstens ein Ja bei Nische, Pool und Zeit im Haus: Inserat und, soweit die Stunden frei sind, eigenes Sourcing; ein Headhunter erst, wenn die Stelle 100 bis 120 Tage offen ist.

Wann lohnt sich ein Headhunter nicht?

Ein Headhunter lohnt sich nicht, wenn das Problem nicht in der Reichweite liegt, sondern im eigenen Haus. Als Personalberatung verdienen wir am dritten Weg; darum steht hier, wann er sich nicht lohnt. Vier Fälle:

• Das Inserat bringt Gespräche. Dann beschleunigt ein Headhunter nur, was läuft. Nach unserer Erfahrung liegt der Verzug dann im eigenen Haus, bei Vertretungen, Lohnfreigabe und Rückmeldungen des Fachbereichs; dagegen hilft eine feste Antwortfrist, kein Honorar.
• Muss, Kann oder Lohnband sind offen. Der Headhunter liefert dann Dossiers über Ihrem Band oder neben dem Bedarf, und beide Seiten verlieren Wochen. Klären Sie zuerst, was K.o. ist und was lernbar.
• Der Titel ist breit. Bei «Projektleiter» oder «Ingenieur» ohne Zusatz kommen zu viele Bewerbungen, von denen wenige passen; die Reichweite fehlt nicht. Ein präziser Titel mit Lohnangabe hilft mehr als ein Honorar.
• Kein Termin, Standardprofil, HR hat Zeit. Dann kostet der eigene Weg weniger Stunden, als das Honorar kauft (Rechenbeispiel unten).

Die Faustregel, Externe erst nach 100 bis 120 Tagen zu holen, hat einen Grund: Bei Standardprofilen hat das Inserat bis dahin gezeigt, was es zeigen kann. Diese Schwelle liegt über dem Schnitt besetzter Ingenieurstellen (fast 87 Tage, XING-Bewerbungsreport 2025). Bei einer Nische mit kleinem Pool oder fehlender Zeit im Haus kostet das Warten bis Tag 100 dagegen Wochen, die Sie nach der Zwei-Wochen-Faustregel gewinnen können.

Was kostet der eigene Weg im Vergleich zum Honorar?

Im Beispiel kostet der eigene Weg CHF 1'200 (Inserat) bis CHF 8'000 (Sourcing) an internen Stunden, das Honorar bei 21 % CHF 23'100; dafür schont der Headhunter Ihre Stunden gegenüber dem eigenen Sourcing.

Das Honorar entspricht 231 Stunden, knapp sechs Arbeitswochen einer Person. Der Headhunter ist hier der teuerste Weg; er rechnet sich, wenn der günstigere bei Ihnen keine Gespräche bringt (dann sind die 80 Stunden verloren und die Stelle bleibt offen) oder wenn ein Termin an der Stelle hängt. Annahmen: 21 % ist der Höchstsatz im Modell CORE von CONCAPE (Stand 10/2026, Preise); Jahreslohn CHF 110'000 inklusive Bonus (Bemessungsgrundlage); interne Vollkosten CHF 100 pro Stunde; ohne die Vorstellungsgespräche, die bei jedem Weg anfallen, und ohne die Kosten der offenen Stelle. Setzen Sie Ihre eigenen Stunden ein.

Wer unterstützt bei Nischenprofilen in der Ostschweiz und in Liechtenstein?

CONCAPE ist eine Personalberatung für High-Tech & Engineering in Vaduz und im Raum Zürich und besetzt Nischenprofile für Firmen in der Ostschweiz, in Liechtenstein und im DACH-Raum, per Direct Search in über 40'000 Profilen. Wie Sie eine Beratung prüfen, lesen Sie in Woran Sie eine gute Engineering-Personalberatung erkennen, die Modelle stehen offen unter Preise.

Der kleinste nächste Schritt: Beantworten Sie die fünf Fragen für Ihre offene Stelle in fünf Zeilen und legen Sie fest, wer die Auswertung freigibt. Eine erste Bandbreite passender Profile zeigt der Talent-Check; ein Profil im CONCAPE-Netzwerk ist nicht gleich wechselbereit.

Quellen: XING Bewerbungsreport 2025 (Mitteilung New Work SE, 11. Aug. 2025) und 2026 (laut socialnet.de, Juni 2026); CONCAPE, Stand Oktober 2026; Rechenbeispiele eigene Berechnung, Annahmen im Text.

Darf ich parallel inserieren, wenn ein Headhunter sucht?

Ja, sofern Ihr Auftrag nicht exklusiv ist. Halten Sie vorher schriftlich fest, ab welchem Stichtag eine Bewerbung als Ihre gilt und wie Doppelvorschläge laufen: Sie prüfen jedes Dossier gegen Ihr Bewerbersystem und melden «bereits bekannt» innert einer festen Frist, ohne Bewerbungsdaten weiterzugeben. Ohne diese Regel streiten beide Seiten später über den Eingangskanal.

Wer im Haus sollte einen Headhunter beauftragen dürfen?

Legen Sie vorab fest, wer beauftragt und wer das Honorar freigibt, zum Beispiel: Beauftragung bei einem Ja zu Termin oder Diskretion oder bei zwei Ja zu Nische, Pool und Zeit im Haus, Freigabe durch die Geschäftsleitung. Sonst kann es passieren, dass Fachbereiche eigene Berater beauftragen und HR weder Kosten noch Doppelvorschläge sieht.

Was gebe ich einem Headhunter mit, wenn mein eigener Weg gescheitert ist?

Das Inserat mit Laufzeit, die Zahl der Bewerbungen mit den Absagegründen in einem Satz, die Firmen und Funktionen, die Sie selbst schon angesprochen haben, Ihre Sperrliste und das Lohnband als Fixlohn und als Gesamtpaket. So wird niemand doppelt angesprochen.